EU AI ActKI-Inventarwiederkehrende Arbeit
Das 45-Minuten-KI-Inventar
Eine einfache Tabelle ist besser als eine allgemeine KI-Richtlinie aus dem Internet.
In den meisten Unternehmen kommt KI nicht als ein großes Projekt an. Jemand entwirft eine E-Mail mit einem Assistenten. Ein Vertriebstool schreibt eine Zusammenfassung. Eine Kollegin fügt ein Kundendokument in einen Chatbot ein. Ein Anbieter schaltet eine KI-Funktion in einer Software frei, für die das Unternehmen schon bezahlt.
Wer den Betrieb führt, weiß vielleicht: „Wir nutzen ChatGPT.“ Der Satz beschreibt die wiederkehrende Arbeit nicht. Welche Arbeit? Welche Informationen gehen hinein? Wer prüft das Ergebnis? Was passiert, wenn es falsch ist?
Dort anfangen. Nicht mit einer vierzigseitigen Richtlinie.
Die Tabelle zum Ausfüllen
Kopieren Sie diese sieben Überschriften in eine Notiz oder eine Tabelle. Tragen Sie fünf Nutzungen ein, die es in der Arbeit bereits gibt. Dafür brauchen Sie kein Konto, keine Datei und keine E-Mail. Wenn etwas unklar ist, schreiben Sie „unbekannt“.
Fünfundvierzig Minuten sind die Grenze für diese ersten fünf Zeilen. Das ist nicht die Behauptung, dass jedes Unternehmen damit fertig ist.
| KI-Nutzung | Tool | Arbeitsablauf | Gesehene Informationen | Ergebnis | Menschliche Prüfung | Wenn es falsch ist? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kundenantworten entwerfen | ChatGPT oder Office-Assistent | Erster Entwurf nach einer Anfrage | Kundenfrage, Produktdetails | Antwortvorschlag | Benannte Person vor dem Versand | Korrigieren, erneut senden oder eskalieren |
Diese Inventur-Tabelle als CSV herunterladen
„Das Marketing nutzt KI“ ist vage. „Der Assistent macht aus einer Produktnotiz einen Newsletter-Entwurf, sieht interne Preise, und die Marketingleitung prüft ihn vor der Veröffentlichung“ kann ein Unternehmen besprechen.
Wofür die Spalten da sind
KI-Nutzung benennt die Arbeit, nicht die Marke. Serviceberichte zusammenfassen. Angebote entwerfen. Eingehende Anfragen sortieren.
Tool ist die Anwendung, der Anbieter oder eine Funktion in Software, für die Sie schon bezahlen. Der Modellname allein reicht nicht.
Arbeitsablauf ist die Stelle in der wiederkehrenden Arbeit: erster Entwurf, Empfehlung, Sortierung, Kundenantwort oder interne Suche. Die Bezeichnung des Anbieters ist nicht Ihr Einsatz.
Gesehene Informationen ist die unangenehme Spalte. Personenbezogene Daten, Kundendokumente, Preise, Quellcode oder nichts Sensibles. Wenn niemand weiß, was der Anbieter behält, schreiben Sie „unbekannt“.
Ergebnis ist, was zurückkommt: ein Entwurf, eine Bewertung, eine Zusammenfassung, eine Empfehlung oder eine Nachricht, die das Unternehmen verlassen könnte.
Menschliche Prüfung ist eine benannte Person an einer benannten Stelle. „Jemand“ ist keine Verantwortung.
Wenn es falsch ist? ist die Folge. Eine schlechte interne Zusammenfassung kostet vielleicht zehn Minuten. Ein schlechtes Angebot, eine Einstellungsempfehlung oder eine Kundenantwort kann mehr kosten. Eine Prüfung ist nicht echt, wenn niemand weiß, worauf zu achten ist.
Wo das aufhört
Diese Tabelle zu füllen erfüllt Artikel 4 nicht. Sie ordnet kein System ein, beseitigt kein Risiko und ersetzt keine qualifizierte Fachperson.
Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, geändert durch die Verordnung (EU) 2026/1744 und in der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026, verlangt Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz. Er verlangt keine Garantie eines bestimmten Niveaus für eine einzelne Person und kein einheitliches Zertifikat.
Die FAQ der Kommission, aktualisiert am 27. Juli 2026, beginnt noch mit „ausreichendem Niveau“. Diese Zeile ist nicht die geänderte Regel. Für den Wortlaut gilt die konsolidierte Verordnung.
Der AI Act ist keine einheitliche Regel für jede Nutzung. Ein Unternehmen, das ein Tool eines Anbieters nutzt, hat nicht automatisch dieselbe Rolle wie ein Unternehmen, das ein System entwickelt und auf den Markt bringt.
Kopieren Sie keine allgemeine Richtlinie und erklären Sie das Problem damit für erledigt. Ordnen Sie ein System nicht allein nach dem Toolnamen ein. Fügen Sie keine vertraulichen Inhalte in ein neues Tool ein, bevor der Datenweg klar ist.
Fünf ehrliche Zeilen sind nützlicher als eine Richtlinie, die niemand mit der wiederkehrenden Arbeit verbinden kann.
Das ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei einer folgenreichen oder möglicherweise hochriskanten Nutzung sollten Sie qualifizierte juristische und technische Fachleute einbeziehen und den aktuellen amtlichen Text prüfen. Diese Tabelle ist kein Compliance-Programm, kein Zertifikat und kein Beweis, dass eine Pflicht erfüllt ist.
- Konsolidierte Verordnung (EU) 2024/1689, 27. Juli 2026
- Verordnung (EU) 2026/1744
- FAQ der Kommission zur KI-Kompetenz, 27. Juli 2026
Frühere Beiträge in dieser Serie:
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